Esnekliğin Verime Dönüşümü

GÜZİN ÖZTOK

Deloitte’un yeni ofis binası, teknolojinin olanaklarından ve değişen çalışma davranışlarından yola çıkarak verimliliği artıran bir yapıda tasarlanmış.

Güzin Öztok: Projenin tasarım kriterlerinin nasıl geliştiğini ve Deloitte’un yapısını anlatır mısınız?
Gürhan Bakırküre: 2006’da Deloitte’un Sun Plaza’daki ofisini de biz tasarlamıştık. O zaman 700 kişiydiler, 9 yılda da 1.400 kişiye ulaştılar. Ekipten 1.100 kişi İstanbul’da çalışıyor. Sun Plaza’da büyümeye devam ediyorlardı ama bir taşınma zorunluluğu doğdu ve yeni ofis arayışına geçtiler. Bu arada geçici ofise taşındılar. Geçici ofis esnasında yer aramaya devam ettik ve yurt dışındaki Deloitte ofislerini araştırdık. Edinburgh’a ve Kopenhag’a gittik, İngiltere’den de onlar geldiler. Sonuçta birçok ofis tasarımında kullandığımız birtakım ilkeleri Deloitte’un da benimseyip “Project Horizon” denen kavramı tüm dünyadaki ofislerinde uygulamaya başladığını gördük. Project Horizon, 2006’da tasarlanan ofislerde de vardı ama teknoloji bu kadar ileri değildi. Kablosuz ağ teknolojisi, kablosuz yazıcılar, mobil telefonların yaygınlaşması bize bu olanakları verdi. İş anlayışının getirdiği olanaklarla ofisin tamamen kablosuz teknolojiyi benimsemesini sağladık. Deloitte yaptığı iş gereği dış firmalara denetime gidiyor, dolayısıyla çalışanların çoğu gün içerisinde ofiste değiller. Sadece raporlama ve toplantı yapmak için geliyorlar. Bu yüzden 1.200 kişilik çalışma ortamını 700-800 kişide sınırladık. Bütün masalar “shared desk” mantığında, yani kişiye özel masa yok. Dolayısıyla sabit numara yok, cep telefonuyla iletişim sağlanıyor. Resepsiyona gelen aramalar cep telefonlarına aktarılıyor. Ortak masa sayesinde istediğiniz yere oturuyorsunuz. Bunu tasarlarken mekanda farklı çalışma ortamları ve mobil çalışma çeşitliliği de oluşturduk. İsterseniz çalışma istasyonunda, isterseniz bar taburesinde kahvenizi yudumlarken, isterseniz rahat bir koltukta çalışabiliyorsunuz. Mekanda “quite zone” dediğimiz gürültüden kaçabileceğiniz, telefonun ve konuşmanın yasak olduğu, konsantre olabildiğiniz çalışma ortamları da var. Ayrıca grup çalışması yapabileceğiniz toplanma alanları da mevcut. Her iki katta da büyük proje masaları var. Onun yanında birlikte çalışılabilecek Nurus’un piknik denen istasyonları bulunuyor. Mekan içinde o günkü iş gereğinize, isteğinize göre seçebileceğiniz çalışma ortamlarını tasarlayarak çalışanlara çeşitlilik sağlamış olduk, tekdüzelikten kurtulduk. Üç tane de ana rengimiz var: Sarı, mavi ve yeşil. Katlara bu renkler hakim. Hangi renkten hoşlanıyorsanız o kata gidebiliyorsunuz.

GÖ: Yurt dışındaki projelerde ofislerin kavramsal altyapısının değişimini görüyorum. Bildiğimiz ofis mantığına göre daha kişiselleştirilebilir gözüküyor. Ama aidiyetsiz hissedilebilir mi? Bu, alışkanlıkların değişmesiyle alakalı, öte yandan çalışanlar açısından rahat mı sorusu var aklımda. Bu konsepte alışabiliyorlar mı kolaylıkla?
GB: Eğer zamanınızın hepsini ofiste geçiriyorsanız alışması zor. Deloitte’da zamanının hepsini ofiste geçirenlerin kendi masası var. On katlı yapının giriş katında toplantı salonları var. Misafirler VIP katı hariç buradan operasyonel katlara çıkamıyor. Onun dışındaki sekiz katın ikisinde Deloitte’un sabit çalışanları bulunuyor ve buralardaki masalar sahipli. Kalan altı kattakiler ortak masa. Sahipli katlarda idari bölümler, muhasebe, finans, insan kaynakları var. Ancak Deloitte’un esas hizmet verdiği sektöre göre bütün çalışanlar müşteriye gidiyor. Zaten ofiste günde yarım saat, bir saat duruyorlar, aidiyet duygusu çok önemli olmuyor. Nasıl verimli olunabilir, daha hızlı olunabilir gibi kriterler önemli olduğu için bulduğunuz yere oturuyorsunuz.

fotoğraflar: gürkan akay
bekleme-dinlenme mekanı
dinlenme-çalışma alanı
dinlenme-çalışma alanı
çalışma mekanından bir kesit
kafeterya
giriş alanı

GÖ: Bunlar esneklik tanımının mekansal karşılığı oluyor. Buna anonimleşen mekan denebilir mi?
GB: Denebilir. Masalar da sandalyeler de anonim hatta ortakların odaları da anonim olacak. Şu anda her ortağa bir oda veriliyor ama hedef 2020 itibariyle hiç oda olmaması. Böylece ortakların odaları, toplantı odası olarak kullanılabilecek. Teknolojinin buna imkan vermesi, kira giderlerinin çok fazla olması ve firmalarda büyük yer tutması nedeniyle böyle olması isteniyor. 200 kişi için 700 kişilik yer tutuyorsanız bu size büyük bir kira gideri olarak döner. Anonim odalar sayesinde kiradan neredeyse %40’a yakın tasarruf sağlıyorsunuz. Bu önemli bir gideri indirgemek demek. Böylece karları ve çalışanların menfaatleri artıyor. Deloitte’un şehirli, iş arayan gençler arasında yaptığı bir araştırmada “iş seçmenizde ön plana çıkan şey nedir?” diye sormuşlar. Cevabın maaş, kurumun büyüklüğü olacağını sanırsınız ama %71 ile cevap ofisin onlara sundukları, rahatlığı ve tasarımı olmuş. Çünkü insanlar vaktini artık evden çok ofiste geçiriyorlar ve rahat etmek istiyorlar. Mekan, çalışanın motivasyonunu artırıyor ve verimlilik olarak şirkete geri dönüyor. En önemli şeylerden biri de şirkete olan aidiyet duygusunun artması. Dolayısıyla elinde maaşın yanı sıra başka birtakım kozlar olması lazım.

GÖ: Bu verimlilik için araştırma yapılıyor mu biliyor musunuz? Bir sayısal değeri var mı?
GB: Mesela Amerika’daki bir mimarlık ofisinin yaptığı araştırmaya göre ofisteki esneklik ve rahatlığın %40 dolayında verimliliği artırdığı söyleniyor. Tabi ben bunların ne kadar ölçülebileceğini, nasıl ölçüldüğünü bilmiyorum, çok kesin olduğuna da inanmıyorum. Bireysel verimlilik artışını ölçmek çok zor. Tasarımımızda binanın verileri de çok önemli. Dikdörtgen bir bina ve ortasında üç tane büyük taşıyıcı perde var. Bu perdeler mekan içinde engeller oluşturuyor. Resepsiyon katının ortasında iç bahçe ve oturma alanları yerleştirdik, iki yana toplantı salonlarını alarak çözdük. Operasyonel katlarda ise alışılanın aksine yönetici odaları ortada toplandı, çalışanlar dışarı alındı. Böylece 2.5 metreden fazla genişlikte ve 50 santimetre kalınlığındaki büyük taşıyıcı perdeler yok oldu ve rahat bir mekan hissi verdi. Odaların ortada kalması ve gün ışığına 4-5 metrelik uzaklığı olması nedeniyle noktasal aydınlatma yerine PVC germe tavan kullanarak bütün tavanı aydınlattık. Bu çalışanlar üzerinde çok olumlu bir etki yarattı. Açılalı iki ayı geçti ve aldığımız geri bildirimlere göre herkes çok pozitif. Bodrum katta 2.000 metrekarelik bir Deloitte Öğrenme Merkezi dediğimiz bölünebilir toplantı salonları var. Yanında 150 metrekarelik kafemiz var. Bu kafenin önünde açık terasımız, kış bahçemiz var. Buralar da aynı teknolojiyle donatıldığı için isteyen gelip kahvesini yudumlarken, yemeğini yerken çalışabiliyor, toplantı yapabiliyor. Seminer tarafı açıldığında 250 kişinin aynı anda konferans dinleyebileceği bir salon haline geliyor. Ayrıca burası altıya bölünebiliyor ve 25-30 kişilik seminer odaları haline geliyor. Hepsinde projeksiyon, kablosuz bağlantı, data bağlantı altyapısı var. Deloitte Öğrenme Merkezi sayesinde şirket başka mekanlara ödediği bütçeden kurtuldu.

GÖ: Aslında bu da verimlilik kapsamında.
GB: Evet. Burada yeni ve eski çalışanların eğitimlerini, toplantılarını yapıyorlar, müşterilerine de eğitim veriyorlar. Akşamları kokteyl ve yemek düzenliyorlar. Bizim için önemli şeylerinden biri işin her aşamasında Deloitte’la sıkı bir işbirliği içinde olmamızdı. Nurus da bunun parçasıydı. Bina seçiminden ve kiralama sürecinden taşınmaya, anahtar teslim sürecine ve teknik eğitime kadar beraberdik. Projenin başarısındaki kilit nokta bu işbirliği. İşverenimiz bizi işin içine çok iyi entegre ederek işi bizim parçamız haline getirdi. Ne istediklerini çok iyi anladık. Dolayısıyla sonuçları da iyi oldu. Herkes memnun kaldı.

GÖ: Ofis tasarımı danışmanlığından da bahsetmiştiniz daha evvel, biraz açıklar mısınız?
GB: BİGG adı altında çalışma mekanı çözümleri üreten Working Culture Solution isimli bir hizmet projesi hazırlıyoruz. Web sitesini ve kataloglarını çalışıyoruz. Bilmeyenler için çok sancılı olan bu süreci tek çatı altında topluyoruz. Müşteriyle birebir ilişki kurarak, doğru çözümleri ve iyi tasarım sunmayı hedefliyoruz. Hem de bu süreçte her türlü hizmeti vererek müşterinin üzerinden ciddi bir yük alıp, tüm sorumluluğu üstlenip bütüncül bir çözüm üretmeyi amaçlıyoruz. Bu hizmete 20 yıllık, elliden fazla ofis tasarlamış tecrübemizle ve ortaklarımızla birlikte 2015’te başlıyoruz.

Etiketler:

Ne düşünüyorsunuz?

0 yorum TARTIŞMAYA KATIL